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Découvrez comment rédiger une lettre de relance client efficace. Modèles prêts à l’emploi et méthode éprouvée pour récupérer vos paiements sans nuire à la relation commerciale.
Les retards de paiement déstabilisent la trésorerie, ralentissent la croissance et ajoutent une pression inutile aux équipes. Pourtant, relancer un client pour une facture impayée reste une démarche sensible. Une lettre trop agressive peut rompre une relation de confiance, tandis qu’un excès de patience risque d’installer l’impayé dans la durée.
C’est pourquoi relancer un client exige rigueur, méthode et tact. Une lettre de relance client bien construite permet souvent de régulariser la situation rapidement, sans tension. Encore faut-il choisir le bon ton, respecter les délais et structurer une stratégie cohérente.
Cet article vous propose une méthode complète de relance client, étape par étape, accompagnée d’exemples concrets adaptés à différentes situations.
Pour une TPE, une PME ou un indépendant, un paiement en retard peut avoir un impact immédiat sur le fonctionnement quotidien : retards de salaires, blocage d’investissements ou tensions bancaires. La relance client est une mesure de gestion à part entière et joue un rôle essentiel dans le marketing externalisé.
Une relance maladroite peut détériorer une relation de confiance, mais une absence de relance peut aussi envoyer un signal de désorganisation. L’enjeu est de maintenir une posture professionnelle, ferme sans être brutale.
Les clients solvables attendent des partenaires fiables. Être rigoureux dans sa gestion des paiements renforce la crédibilité de votre entreprise, en interne comme en externe.
Chaque relance doit mentionner au minimum :
Chaque relance doit idéalement mentionner au minimum ces exemples que vous pourriez adapter à votre situation.
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Une relance n’est pas un reproche. Le message doit être factuel, poli et clair. On privilégiera les tournures comme :
“Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement...”
plutôt que :
“Vous n’avez toujours pas payé la facture...”
La première relance peut être faite par e-mail. Si le client ne répond pas, on adoptera un ton plus formel, toujours par écrit. En cas de silence prolongé ou de litige potentiel, une relance par courrier recommandé peut être envisagée. La mise en demeure, également en recommandé, constitue le dernier recours amiable avant procédure judiciaire.
Cinq jours après l’échéance, on envoie un message cordial en supposant qu’il s’agit d’un simple oubli.
Exemple :
“Sauf erreur ou omission de notre part, la facture n°F4567 d’un montant de 2 430 euros HT, arrivée à échéance le 5 juin 2025, ne semble pas encore réglée. Nous vous remercions par avance pour votre retour.”
Si le premier rappel reste sans réponse, il convient d’envoyer un message plus explicite, avec un délai clair.
Exemple :
“Nous revenons vers vous concernant la facture n°F4567 échue depuis le 5 juin 2025. À ce jour, nous ne constatons pas de règlement. Nous vous remercions de bien vouloir procéder au règlement sous 5 jours. En l’absence de retour, nous pourrions être amenés à suspendre temporairement nos prestations, si cette mesure est prévue dans nos conditions générales.”
À ce stade, la relance mentionne les dispositions légales et les conséquences d’un non-paiement.
Exemple :
“Malgré deux relances restées sans réponse, la facture n°F4567, arrivée à échéance le 5 juin 2025, demeure impayée. Conformément à l’article L441-10 du Code de commerce, des pénalités de retard ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 euros sont exigibles. À défaut de règlement sous 8 jours, nous transmettrons le dossier à notre conseil juridique.”
Ces dispositions s’appliquent en B2B. À défaut de taux contractuel, le taux légal = taux BCE + 10 points. Les pénalités sont exigibles sans rappel et l’indemnité forfaitaire de 40 € est due par facture en retard ; une indemnisation complémentaire est possible si les frais réels excèdent 40 €. En pratique, même si la loi permet de réclamer ces pénalités sans rappel préalable, il est fortement conseillé de les mentionner explicitement dans la lettre de relance. Cela permet d’éviter tout malentendu et de montrer que votre démarche reste transparente et professionnelle.
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La mise en demeure est une lettre formelle envoyée en recommandé avec accusé de réception. Elle doit comporter le terme “mise en demeure”, être datée, signée et indiquer un délai impératif avant poursuite judiciaire.
Objet : Relance – facture n°F4567 en attente
“Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas encore reçu le règlement de votre facture n°F4567, arrivée à échéance le 5 juin 2025. Nous vous remercions de bien vouloir procéder à son paiement ou nous informer de toute difficulté éventuelle.”
Objet : Relance n°2 – facture impayée
“Nous vous contactons à nouveau concernant la facture n°F4567, d’un montant de 2 430 euros HT. Malgré une première relance, celle-ci demeure impayée. Merci de procéder à son règlement sous 5 jours ouvrés.”
Objet : Dernier rappel avant recouvrement
“À défaut de règlement sous 8 jours, nous serons contraints d’engager les démarches de recouvrement prévues par nos conditions générales et les dispositions légales en vigueur.”
“Bonjour [Prénom], je reviens vers toi concernant la facture du 5 juin. Peux-tu me confirmer une date de règlement ? Merci d’avance pour ton retour.”
Lettre sur papier à en-tête, signée par le service comptable, avec mention de la référence client, rappel des CGV et formalisme juridique adapté.
Il est essentiel de formaliser les engagements. Ne laissez pas d’échéance ouverte.
Exemple :
“Comme convenu, nous attendons le règlement de votre facture au plus tard le 18 août. Au-delà de cette date, la procédure de relance sera réactivée.”
Objectivez les éléments à l’aide des documents contractuels : devis, bons de livraison, CGV. En cas de litige avéré, suspendez temporairement les relances le temps de clarification.
Le silence prolongé peut traduire un blocage administratif ou financier. Il justifie une relance plus formelle, voire une mise en demeure.
Tenez à jour un suivi précis des factures : date d’émission, échéance, statut de paiement, historique des relances. Cela vous permet de relancer au bon moment, sans approximation.
Des outils comme “Upflow” ou des solutions de facturation avec dunning intégré (relances automatiques de factures prévues par certains logiciels Stripe, Chargebee, etc.) permettent d’automatiser tout en personnalisant. L’automatisation ne doit jamais exclure le discernement.
Dans une TPE ou PME, les relances peuvent relever de profils différents. Il est important de définir qui relance (comptable, commercial, direction), à quel moment et sur quel ton, afin de maintenir une cohérence relationnelle.
Relancer un client n’est ni un acte d’agression ni un aveu de faiblesse. C’est une démarche de gestion rigoureuse qui, bien conduite, renforce la relation commerciale au lieu de l’endommager.
Avec des messages clairs, une posture professionnelle et un processus structuré, vous augmentez vos chances d’obtenir un règlement rapide, tout en maintenant une relation de confiance durable avec vos clients.
En suivant cette méthode, chaque lettre de relance client devient un outil de gestion efficace et respectueux.
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